Asana ist für viele Teams der Einstieg in modernes Projektmanagement. Trotzdem suchen immer mehr Nutzer nach einer Asana Alternative – wegen Kosten, Bedienlogik, fehlender Transparenz oder weil die Arbeit stärker über Workspaces, Aufgaben, Termine und klare Verantwortlichkeiten laufen soll. In diesem Vergleich bekommst du eine praxisnahe Entscheidungshilfe, statt nur Feature-Listen.
Wähle dein Tool nicht nach “hat alles”, sondern nach dem Workflow, der bei dir wirklich passiert: Aufgaben + Termine + Zuständigkeiten + Übersicht. Dann ist die Einführung schnell und das Team bleibt dran.
Warum überhaupt eine Asana Alternative?
Typische Gründe sind: steigende Plan-Kosten, zu viele Funktionen für einfache Abläufe, uneinheitliche Nutzung im Team (ein Teil nutzt Boards, der Rest Listen) oder fehlende Klarheit, wer was bis wann erledigt. Wenn dein Tool mehr Diskussion als Fortschritt erzeugt, ist ein Wechsel sinnvoll.
- Kostenkontrolle: Plan-Modelle skalieren schnell, sobald mehr Nutzer dazukommen.
- Einführung & Akzeptanz: Je simpler der Einstieg, desto eher nutzt das Team es täglich.
- Terminbezug: Viele Teams brauchen “Aufgabe ↔ Termin” eng gekoppelt.
- Transparenz: Fortschritt über mehrere Projekte/Workspaces hinweg sichtbar machen.
Die 7 wichtigsten Auswahlkriterien (damit du richtig entscheidest)
Bevor du Tools anschaust: Entscheide anhand dieser Kriterien – dann wird dein Vergleich objektiv und schnell.
1) Arbeitsmodell: Liste, Board, Kalender – oder alles kombiniert?
Wenn dein Team in “Terminen” denkt, reicht ein Board allein oft nicht. Idealerweise kannst du Aufgaben direkt mit Terminen verknüpfen, inkl. Verantwortlichem und Status.
2) Verantwortlichkeiten & Rechte
Sobald mehrere Personen an einem Workspace arbeiten, brauchst du klare Rollen und Sichtbarkeiten: Wer darf was sehen, wer darf was ändern?
3) Geschwindigkeit im Alltag
Die beste Lösung ist die, die im Alltag nicht bremst. Achte auf: schnelle Eingabe, klare Filter, sinnvolle Defaults, keine Klick-Orgie.
4) Übersicht über mehrere Projekte
Ein häufiger Schmerzpunkt: Alles ist verteilt. Eine gute Alternative bietet dir eine Gesamtübersicht über Fortschritte und offene Punkte – ohne, dass du 10 Projekte durchklicken musst.
5) Automationen (nur wenn sie echten Nutzen bringen)
Automationen sind hilfreich, wenn sie Routine abnehmen (z. B. Statuswechsel → Benachrichtigung). Aber: zu viel Automation = Chaos. Weniger ist oft besser.
6) Migration & Datenexport
CSV-/JSON-Export, Importhilfen, saubere Datenstruktur – das entscheidet, ob der Wechsel 1 Tag oder 2 Wochen dauert.
7) Preislogik
Nicht nur “Preis pro Nutzer” zählt. Wichtig sind Limits (Projekte, Speicher, Integrationen) und ob dein Wachstum planbar bleibt.
Vergleich: 13 Tools im Überblick
Hier ist ein praxisorientierter Überblick. Die “Best for”-Spalte hilft dir, sofort die passenden Kandidaten zu sehen.
| Tool | Stärken | Schwächen | Best for |
|---|---|---|---|
| Lyria Fokus | Workspaces, Aufgaben & Termine; klare Struktur; teamtauglich ohne Overhead | Weniger “Buzzword”-Integrationen als Mega-Suiten (abhängig von Setup) | Teams, die Aufgaben+Termine sauber organisieren wollen |
| Asana Status Quo | Sehr ausgereift; viele Integrationen; etablierter Standard | Teuer im Plan; Aufgaben oft "losgelöst" von Terminen; unübersichtlich bei vielen Projekten | Teams, die den Standard suchen (und Budget haben) |
| Trello | Sehr einfacher Einstieg; Boards funktionieren sofort | Bei komplexen Projekten schnell unübersichtlich | Einsteiger, kleine Teams, leichte Prozesse |
| ClickUp | Sehr viele Funktionen; flexibel; starke Views | Kann überladen wirken; Setup kostet Zeit | Teams, die “alles in einem” wollen |
| Monday.com | Visuell stark; gute Team-Transparenz | Preis kann bei Skalierung hoch werden | Marketing/Operations, visuelle Workflows |
| Jira | Top für Software-Teams; Tickets/Workflows extrem mächtig | Für Nicht-Tech-Teams oft zu komplex | Entwicklungsteams, Scrum/Kanban |
| Notion | Wissensdatenbank + Projekte; sehr flexibel | Ohne klare Struktur wird’s schnell chaotisch | Teams, die Dokumentation+Projekte verbinden |
| Basecamp | Kommunikation, To-dos, Dateien sehr klar gebündelt | Weniger “PM-Power” in Details/Automationen | Kommunikationslastige Teams |
| Wrike | Strukturiert; geeignet für größere Organisationen | Kann heavy wirken; Einführung braucht Führung | Größere Teams, PM-Standards |
| Smartsheet | Tabellen-Logik; Reporting/Übersichten | UI fühlt sich eher “Spreadsheet” an | Teams mit Excel-DNA |
| Todoist | Super schnell; ideal für persönliche Aufgaben | Team/Projekt-Komplexität begrenzt | Solo, kleine To-do-Workflows |
| Microsoft Planner | Gut in Microsoft-Ökosystem; simple Boards | Außerhalb M365 weniger attraktiv | Microsoft-first Unternehmen |
| Linear | Schnell, clean; sehr beliebt bei Dev-Teams | Weniger geeignet für “klassische” Nicht-Tech-Teams | Entwicklerteams mit Fokus auf Geschwindigkeit |
Empfehlungen nach Team-Typ
Wenn du maximale Einfachheit willst
Nimm ein Tool, das dein Team sofort versteht – ohne Schulung. Boards sind okay, solange du nicht 50 Spalten brauchst.
Wenn du Aufgaben + Termine sauber zusammenbringen musst
Dann brauchst du mehr als ein Board: Aufgaben sollen Termine haben, Termine sollen Aufgaben widerspiegeln, und du brauchst eine klare Zuständigkeit. Genau hier entstehen die größten Produktivitätsgewinne.
Wenn du eine All-in-One Suite willst
All-in-One lohnt sich nur, wenn du wirklich konsolidierst. Wenn du am Ende doch alles in Slack/Docs ausweichst, zahlst du nur für Komplexität.
Wechsel von Asana: Checkliste in 10 Minuten
- 1. Welche 3 Prozesse müssen sicher laufen? (z. B. Aufgaben, Termine, Freigaben)
- 2. Welche Views nutzt ihr wirklich? (Liste/Board/Kalender)
- 3. Export aus Asana (CSV/JSON) vorbereiten
- 4. Rollen/Rechte definieren (Admin, Editor, Viewer)
- 5. Vorlagen anlegen (Projekt-Template, Aufgaben-Template)
- 6. 1 Pilotprojekt importieren und 1 Woche testen
- 7. Erst dann den Rest migrieren
Wenn dein Team beim Toolwechsel “alles perfekt” machen will, dauert es ewig. Migriere zuerst das, was täglich gebraucht wird. Optimieren kannst du danach.
Warum Lyria für Workspaces, Aufgaben & Termine stark ist
Lyria ist besonders dann interessant, wenn du nicht nur Aufgaben abhaken willst, sondern strukturierte Workspaces brauchst: klare Projekte, klare Verantwortlichkeiten und eine Planung, die Termine nicht als “Anhänge” behandelt.
- Workspaces: Projekte sauber getrennt, trotzdem zentral überblickbar
- Aufgaben: schnell erstellbar, klar zugeordnet, mit Status und Kontext
- Termine: nicht “irgendwo”, sondern als echter Teil des Workflows
- Webportal: geräteübergreifend nutzbar, ideal fürs Team
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Welche Asana Alternative eignet sich am besten für kleine Teams?
Für kleine Teams zählt: schneller Einstieg, klare Zuständigkeiten und eine saubere Übersicht. Wenn ihr stark terminbasiert arbeitet, solltet ihr ein Tool wählen, das Aufgaben und Termine eng verbindet.
Welches Tool ist gut, wenn ich keine Abo-Kosten möchte?
Achte auf kostenlose Pläne mit sinnvollen Limits oder Einmalkauf-Modelle. Prüfe vor allem: Nutzeranzahl, Speicher, Exporte und ob wichtige Funktionen hinter Paywalls liegen.
Worauf sollte ich beim Wechsel von Asana achten?
Export/Import, Rechte, Vorlagen, Automationen und die Frage, wie euer Team wirklich arbeitet (Liste/Board/Kalender). Migriere erst ein Pilotprojekt, dann den Rest.
Hinweis: Preise/Funktionsumfang von Dritt-Tools können sich ändern. Prüfe Details immer beim jeweiligen Anbieter.