Warum E-Mail kein Projektmanagement-Tool ist
Inhalt dieses Deep Dives
„Kannst du mir das nochmal schicken?“
„Welche Version ist aktuell?“
„Hatten wir das nicht schon entschieden?“
Fast jedes Team kennt diese Sätze. Und fast immer haben sie denselben Ursprung: Projektarbeit per E-Mail.
E-Mail ist seit Jahrzehnten das Rückgrat digitaler Kommunikation – aber sie wurde nie dafür gebaut, Arbeit zu organisieren. In diesem Deep Dive schauen wir uns an, warum E-Mail strukturell scheitert – nicht aus technischer Arroganz, sondern aus Systemlogik.
Wofür E-Mail eigentlich gedacht ist
E-Mail ist asynchroner Briefverkehr, kein Arbeitssystem.
- ✓ Nachrichten senden
- ✓ Informationen weiterleiten
- ✓ Diskussionen ermöglichen
- ✗ Arbeit strukturieren
- ✗ Zuständigkeiten abbilden
- ✗ Fortschritt sichtbar machen
Der Vergleich ist simpel: E-Mail ist wie ein Posteingang voller Briefe – aber niemand weiß auf einen Blick, welcher Brief gerade wichtig ist und wer ihn bearbeitet.
Das zentrale Problem: E-Mail kennt keinen Kontext
Ein Projekt besteht aus Aufgaben, Deadlines, Verantwortlichen, Abhängigkeiten und Status. E-Mail kennt davon technisch gesehen nur eines: Text.
Alles andere muss der Mensch im Kopf halten. Die typischen Folgen:
- Informationen sind über Postfächer verteilt.
- Entscheidungen verschwinden in endlosen Threads.
- Neue Teammitglieder sind sofort verloren, weil ihnen die Historie fehlt.
Inbox ≠ Priorität
E-Mail sortiert nach Eingang, Absender oder Betreff. Nicht nach Wichtigkeit, Deadline oder Abhängigkeit.
Das führt zu absurden Situationen im Arbeitsalltag:
- Unwichtige Newsletter stehen oben.
- Kritische Aufgaben rutschen nach unten.
- Dringendes wird übersehen.
- "Lautes" gewinnt gegen Wichtiges.
Das ist kein Nutzerfehler. Das ist das Design von E-Mail.
Keine Zuständigkeit = keine Verantwortung
In der Projektarbeit ist eine Frage entscheidend: Wer ist verantwortlich? E-Mail hat darauf keine technische Antwort.
- CC ≠ Verantwortung
- BCC ≠ Transparenz
- Reply-all ≠ Fortschritt
Wenn alle per CC informiert sind, fühlt sich psychologisch oft niemand verantwortlich. Das ist kein Teamproblem – das ist ein Systemproblem.
E-Mail erzeugt stille Arbeit
Ein großer Teil der Arbeit passiert unsichtbar: jemand liest, jemand denkt nach, jemand vergisst, jemand verschiebt auf später. Im Projektmanagement brauchst du Sichtbarkeit: Fortschritt und Status.
E-Mail bietet davon nichts. Das Ergebnis: Arbeit passiert – aber niemand sieht sie.
Skalierung bricht E-Mail endgültig
Was bei 2 Personen per Mail noch funktioniert, kippt bei 5 Beteiligten oder 3 parallelen Projekten sofort.
- Threads explodieren.
- Dateiversionen ("Final_v3_echt_final.pdf") kollidieren.
- Anhänge verdoppeln sich.
E-Mail skaliert Kommunikation. Aber nicht Zusammenarbeit.
Warum Teams trotzdem daran festhalten
Weil E-Mail immer da ist, vertraut wirkt und keine Einführung braucht. Aber: Vertrautheit ist kein Argument für Eignung. Niemand würde heute Buchhaltung in Excel-Mails machen – aber Projektarbeit passiert oft genau so.
Die richtige Rolle von E-Mail
Der Artikel soll nicht missionarisch sein. E-Mail hat ihren Platz. Sie ist sinnvoll für:
- externe Kommunikation
- formale Infos
- Benachrichtigungen ("Ping")
- Übergaben
Die Faustregel: E-Mail sollte informieren – nicht organisieren.
Was Projektmanagement-Tools anders machen
Ein gutes Tool (wie ein strukturierter Workspace) beantwortet jederzeit fünf Fragen, ohne dass man danach fragen muss:
- Was ist zu tun?
- Wer ist verantwortlich?
- Bis wann?
- In welchem Kontext?
- Was ist der aktuelle Stand?
Nicht über Diskussionen, sondern über Struktur.
Fazit
E-Mail ist kein schlechtes Tool. Es ist nur das falsche Werkzeug für Projektarbeit. Wer versucht, Projekte per E-Mail zu steuern, organisiert Arbeit mit einem System, das dafür nie gedacht war.
Der Wechsel zu einem strukturierten Workspace ist kein Luxus – sondern eine logische Konsequenz moderner Zusammenarbeit.
Schluss mit Mail-Chaos?
Wenn du Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten sauber trennen willst – ohne Diskussionen – dann brauchst du kein weiteres Postfach, sondern Struktur.
Lyria Workspace ansehen