In vielen Teams sieht Projektmanagement so aus: Aufgaben landen im Kalender, Termine werden als To-dos notiert, Deadlines gehen unter und niemand weiß, was wirklich heute wichtig ist.
Das Problem ist selten das Tool. Es ist die falsche Trennung zwischen Aufgaben und Terminen.
Was ist eine Aufgabe?
Eine Aufgabe beschreibt Arbeit, nicht Zeit. Beispiele sind: Angebot erstellen, Design überarbeiten, Text freigeben.
Aufgaben haben:
- einen Verantwortlichen
- ein Ziel
- oft eine Deadline
- aber keinen festen Zeitpunkt
Sie können erledigt werden, wann immer Zeit ist – solange es vor dem Stichtag geschieht.
Was ist ein Termin?
Ein Termin beschreibt Zeit, nicht Arbeit. Beispiele sind: Kundenmeeting, Präsentation, Abgabe um 16:00 Uhr.
Termine sind:
- zeitlich fix
- nicht verschiebbar ohne Abstimmung
- meist extern bestimmt
Ein Termin blockiert Zeit. Eine Aufgabe benötigt Zeit.
Warum Teams beides ständig vermischen
Viele Tools zwingen Aufgaben in einen Kalender. Das führt zu typischen Problemen: Kalender sind überfüllt, Aufgaben verschwinden zwischen Meetings, Prioritäten werden unklar und der Stress steigt.
Ein Kalender zeigt wann etwas stattfindet – nicht was erledigt werden muss.
Die Folgen im Projektalltag
Wenn Aufgaben und Termine vermischt werden:
- werden Deadlines übersehen
- entstehen unnötige Rückfragen
- geht Verantwortung verloren
- leidet die Planung: Das Team reagiert nur noch – statt zu steuern.
Die saubere Trennung im Projektmanagement
Gute Struktur bedeutet:
- Aufgabenliste → Was muss erledigt werden?
- Kalender → Wann ist etwas fix?
Beides gehört zusammen – aber nicht durcheinander. Die Verbindung entsteht über das Fälligkeitsdatum bei Aufgaben, Verantwortlichkeit und Priorität. Nicht über Uhrzeiten.
Beispiel aus der Praxis
Ein kleines Team plant einen Produktlaunch.
Alle Aufgaben werden als Termine wild in den Kalender eingetragen. Der Kalender platzt, Aufgaben werden ständig verschoben.
Es gibt eine klare Aufgabenliste mit Deadlines. Im Kalender stehen nur separate Termine für Meetings & den Launch-Moment selbst.
Ergebnis: Klare Übersicht, weniger Stress und eine deutlich bessere Planung.
Warum viele Projektmanagement-Tools hier scheitern
Viele Tools behandeln Aufgaben wie Termine oder Termine wie Aufgaben. Das führt zu komplizierten Workarounds. Deshalb suchen viele Teams gezielt nach einer Asana Alternative oder nach Lösungen für Projektmanagement in kleinen Teams, die genau diese Trennung beherrschen.
Wie Lyria Aufgaben und Termine verbindet
In Lyria sind Aufgaben und Termine getrennt – aber logisch verbunden:
- Aufgaben bleiben übersichtlich in Listen
- Termine sind klar im Kalender sichtbar
- Deadlines werden nicht zu Meetings
- Verantwortlichkeit bleibt eindeutig
So entsteht Struktur ohne Overhead.
Aufgaben und Termine sind nicht dasselbe. Wer beides vermischt, verliert Übersicht. Wer sie trennt, gewinnt Klarheit. Projektmanagement funktioniert dann, wenn Arbeit sichtbar wird – nicht nur Zeit.
FAQ
Sollten Aufgaben immer eine Deadline haben?
Nicht zwingend, aber klare Fälligkeiten erhöhen Verbindlichkeit deutlich.
Kann man Aufgaben im Kalender planen?
Ja – aber nur als Orientierung für Zeitblöcke (Timeboxing), nicht als Ersatz für eine Aufgabenliste.
Warum reicht ein Kalender nicht aus?
Weil er Zeit zeigt, aber keine Verantwortung und keinen Status einer Aufgabe abbildet.