Arbeitszeiterfassung Pflicht: Was kleine Firmen jetzt wissen müssen

Seit 2022 ist klar: Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, und zwar die gesamte Arbeitszeit, nicht nur Überstunden. Ein eigenes Gesetz dazu gibt es trotzdem noch nicht, und eine Reform des Arbeitszeitgesetzes wird seit Jahren angekündigt. Dieser Artikel fasst zusammen, was heute gilt, was die geplante Reform ändern soll und wie kleine Teams die Pflicht ohne viel Aufwand erfüllen.

Seit wann gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Den Anfang machte der Europäische Gerichtshof. Mit Urteil vom 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18) entschied er, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.

In Deutschland hat das Bundesarbeitsgericht diese Pflicht mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) festgestellt. Es leitet sie aus dem Arbeitsschutzgesetz ab, genauer aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 ArbSchG, gelesen im Licht des EU-Rechts. Das bedeutet: Die Pflicht besteht schon jetzt, auch ohne Änderung des Arbeitszeitgesetzes.

Wer muss die Arbeitszeit erfassen?

Verpflichtet ist der Arbeitgeber, unabhängig von der Größe des Betriebs. Erfasst werden muss die Arbeitszeit aller Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, also auch von Teilzeitkräften, Minijobbern und Beschäftigten im Homeoffice. Für leitende Angestellte gelten Besonderheiten.

Die Erfassung selbst darf der Arbeitgeber an die Beschäftigten delegieren. Sie tragen ihre Zeiten dann selbst ein. Die Verantwortung bleibt aber beim Arbeitgeber: Er muss dafür sorgen, dass die Zeiten tatsächlich und richtig erfasst werden und bei einer Prüfung vorgelegt werden können.

Selbstständige und Freelancer ohne Angestellte sind von der Pflicht nicht betroffen. Für die Abrechnung mit Kunden lohnt sich eine saubere Zeiterfassung trotzdem, siehe Stundensatz berechnen.

Was genau muss erfasst werden?

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer, einschließlich Überstunden
• Pausen, damit die tatsächliche Arbeitszeit nachvollziehbar ist

Eine bloße Summe wie „8 Stunden“ oder ein Haken „Pause gemacht“ reicht nicht. Die Aufzeichnungen müssen nachprüfbar sein und der zuständigen Aufsichtsbehörde auf Verlangen vorgelegt werden können.

Welche Form ist erlaubt: Papier, Excel oder App?

Nach heutiger Rechtslage schreibt weder das Bundesarbeitsgericht noch das Arbeitsschutzgesetz eine bestimmte Form vor. Erlaubt sind:

Für den Einstieg reicht eine einfache Vorlage, etwa unsere kostenlose Stundenzettel-Vorlage mit Beginn, Ende und Pause. Wer mehrere Beschäftigte hat, spart mit einer App viel Zeit beim Zusammenführen und Prüfen.

Die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes

Die Bundesregierung will die Erfassungspflicht ausdrücklich im Arbeitszeitgesetz regeln. Im Juni 2026 wurde ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales bekannt. Nach Berichten über diesen Entwurf sind unter anderem vorgesehen:

• Elektronische Erfassung als Regel: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sollen grundsätzlich elektronisch und am selben Tag erfasst werden.
• Ausnahme für Kleinstbetriebe: Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten sollen dauerhaft auch nicht elektronisch erfassen dürfen, etwa auf Papier.
• Übergangsfristen: Genannt werden ein Jahr für große Betriebe, zwei Jahre für Betriebe mit weniger als 250 Beschäftigten und fünf Jahre für Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten.
• Vertrauensarbeitszeit: soll möglich bleiben, befreit aber nicht von der Erfassung.
• Bußgelder: Verstöße gegen die neuen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten sollen als Ordnungswidrigkeit geahndet werden können.

Was passiert, wenn die Arbeitszeit nicht erfasst wird?

Für die allgemeine Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz gibt es heute kein direktes Bußgeld. Die Aufsichtsbehörde kann aber im Einzelfall anordnen, dass ein Betrieb die Arbeitszeit erfasst. Wer eine solche Anordnung nicht befolgt, riskiert ein Bußgeld. Wer Arbeitszeit über acht Stunden nicht aufzeichnet, verstößt schon heute gegen § 16 Absatz 2 ArbZG, das kann bis zu 30.000 Euro kosten. Hinzu kommt ein praktisches Risiko: Ohne Aufzeichnungen ist es bei Streit über Überstunden schwer, die eigene Sicht zu belegen.

Checkliste: Arbeitszeiterfassung in fünf Schritten einführen

1. Form wählen: Papier oder Excel für den Start, eine App, wenn mehrere Leute erfassen oder viel unterwegs sind.
2. Regeln festlegen: Wer erfasst, bis wann (am besten am selben Tag), wie Pausen eingetragen werden und wer prüft.
3. Team informieren: Kurz erklären, warum erfasst wird. Es geht um Arbeitsschutz, nicht um Kontrolle.
4. Betriebsrat einbinden, falls vorhanden. Bei technischen Systemen hat er ein Mitbestimmungsrecht.
5. Aufbewahren und prüfen: Aufzeichnungen geordnet ablegen und regelmäßig auf Lücken und Überschreitungen der Höchstarbeitszeit prüfen.

Arbeitszeit und Projektzeit in einem erfassen

Viele kleine Firmen erfassen Zeiten ohnehin, nämlich für Kunden und Projekte. Es liegt nahe, beides zusammenzulegen: Wer in Lyria die Zeit direkt an einer Aufgabe erfasst, hält am selben Tag fest, wie lange und wofür gearbeitet wurde. Die Zeiten laufen auch am Handy, lassen sich je Person, Projekt und Kunde auswerten und per Klick an Lexware Office oder bexio übergeben. Mehr dazu auf der Seite Arbeitszeiterfassung mit Lyria. Ob eine Lösung im Einzelfall alle rechtlichen Anforderungen deines Betriebs erfüllt, solltest du selbst oder mit deiner Beratung prüfen.

Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick, Stand 27. Oktober 2026, und ist keine Rechtsberatung. Für deinen Betrieb wende dich an deine Kammer oder eine Fachanwältin für Arbeitsrecht.