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Notion ist ein Baukasten: Seiten, Datenbanken, Wikis und Aufgaben, alles frei kombinierbar. Genau das ist für viele Teams das Problem. Jemand baut ein ausgeklügeltes System, alle anderen finden sich nicht zurecht, und nach ein paar Monaten liegen Aufgaben doch wieder in Mails und Chats. Wer eine Notion-Alternative sucht, will meistens eines von zwei Dingen: einfacheres Team-Wissen oder klarere Aufgaben. Dieser Vergleich zeigt fünf Alternativen für beide Fälle, Stand Oktober 2026. Lyria ist unser eigenes Produkt, wir sagen offen, wofür es nicht gedacht ist.
Warum Teams eine Alternative zu Notion suchen
- Zu viel Freiheit: Ohne feste Struktur baut jede Person ihr eigenes System. Neue Kolleginnen und Kollegen finden sich schwer zurecht.
- Aufgaben sind Nebensache: Aufgaben in Notion sind Datenbankeinträge. Erinnerungen, Zuständigkeit und Überblick über alle Projekte muss man selbst bauen.
- Grenzen der Gratis-Version im Team: In Workspaces mit mehreren Mitgliedern ist die Zahl der Blöcke begrenzt, Dateien dürfen höchstens 5 MB groß sein und der Seitenverlauf reicht sieben Tage zurück.
- Kosten: Plus kostet 9,50 € und Business 19,50 € pro Person und Monat.
Notion und die Alternativen im Überblick
| Tool | Stärke | Gratis-Version | Bezahlt ab |
|---|---|---|---|
| Notion | Flexibler Baukasten | für Einzelpersonen, im Team mit Blocklimit | Plus 9,50 € pro Person und Monat |
| Confluence | Wiki und Dokumentation | bis 10 Personen | Standard, Preis je nach Teamgröße |
| Obsidian | Notizen lokal auf dem Gerät | kostenlos, auch beruflich | Sync 4 $ pro Person und Monat (jährlich) |
| OneNote | Digitales Notizbuch | kostenlos mit Microsoft-Konto | im Microsoft-365-Abo |
| ClickUp | Dokumente und Aufgaben in einem | unbegrenzt viele Personen, 1 Wiki, 60 MB | bezahlte Tarife laut Anbieter ab etwa 7 bis 9 $ |
| Lyria | Aufgaben, Notizen, Termine und Chat an einem Ort | bis 3 aktive Projekte | Basic 5 € pro Person und Monat |
Preise laut Anbieterseiten, Stand Oktober 2026, ohne Gewähr. Dollarpreise zuzüglich Umsatzsteuer.
Confluence
Confluence von Atlassian ist das klassische Firmen-Wiki. Seiten sind in Bereichen geordnet, es gibt Vorlagen für Besprechungsnotizen, Anleitungen und Projektseiten. Bis zehn Personen ist es kostenlos. Aufgaben verwaltet man üblicherweise im Schwesterprodukt Jira, für kleine Teams ohne Software-Entwicklung ist das oft zu viel.
Passt zu: Teams, die vor allem Wissen dokumentieren wollen und schon Atlassian-Produkte nutzen.
Obsidian
Obsidian speichert Notizen als Markdown-Dateien auf dem eigenen Gerät. Laut Anbieter ist es ohne Einschränkung kostenlos, auch für die Arbeit, eine kommerzielle Lizenz ist freiwillig. Zum gemeinsamen Arbeiten braucht es Obsidian Sync ab 4 $ pro Person und Monat. Für Aufgaben im Team ist Obsidian nicht gebaut.
Passt zu: Einzelpersonen und kleinen Teams, die Notizen selbst in der Hand behalten wollen.
OneNote
OneNote ist das digitale Notizbuch von Microsoft, kostenlos mit Microsoft-Konto und in Microsoft 365 eng mit Teams und Outlook verbunden. Struktur gibt es über Notizbücher, Abschnitte und Seiten. Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten kennt OneNote kaum.
Passt zu: Teams in Microsoft 365, die einfache gemeinsame Notizen brauchen.
ClickUp
ClickUp ist die naheliegende Wahl, wenn ihr Notion vor allem für Aufgaben genutzt habt. Dokumente, Wikis und Aufgaben liegen zusammen, dazu kommen Automationen und viele Ansichten. Die Gratis-Version erlaubt beliebig viele Personen, aber nur ein Wiki und 60 MB Speicher. Wie bei Notion gilt: Ohne klare Regeln wird es schnell unübersichtlich.
Passt zu: Teams, die Dokumente und Aufgaben in einem großen Werkzeug haben wollen.
Lyria
Lyria ist kein Baukasten, sondern fest gebaut für die tägliche Arbeit kleiner Teams: Aufgaben mit Zuständigkeit und Frist, Projekte, Kalender, Team-Chat, Notizen, Kunden und Zeiterfassung. Notizen halten Ideen und Entscheidungen fest, Aufgaben sorgen dafür, dass daraus etwas wird. Einrichten muss man nichts, das Team kann am ersten Tag loslegen. Lyria läuft im Browser und als App, wird in Deutschland entwickelt und in Europa gehostet.
Ehrlich gesagt: Wer ein umfangreiches Wiki mit verschachtelten Seiten oder eigene Datenbanken braucht, wird Lyria zu schlicht finden. Dann sind Confluence oder Notion selbst besser. Lyria passt, wenn ihr vor allem wollt, dass Aufgaben erledigt werden und das Wissen dazu an derselben Stelle liegt.
Passt zu: kleinen Teams, Agenturen und Dienstleistern, die weniger bauen und mehr erledigen wollen.
Welche Notion-Alternative passt zu euch?
| Wenn ihr ... | dann schaut euch an |
|---|---|
| vor allem ein Wiki wollt | Confluence |
| Notizen lokal und privat halten wollt | Obsidian |
| in Microsoft 365 arbeitet | OneNote |
| Dokumente und Aufgaben in einem großen Tool wollt | ClickUp |
| Aufgaben, Termine, Chat und Notizen einfach zusammen haben wollt | Lyria |
Worauf kleine Teams bei der Wahl eines Projektmanagement-Tools grundsätzlich achten sollten, mit Checkliste und Tool-Überblick, steht im Leitfaden Projektmanagement für kleine Teams.
Wechsel von Notion: worauf achten
- Export sichern: Notion exportiert Seiten als Markdown, HTML oder PDF. Datenbanken lassen sich als CSV exportieren.
- Trennen: Was ist Wissen, das bleiben soll, und was sind Aufgaben, die erledigt werden müssen? Beides gehört selten in dieselbe Liste.
- Weniger mitnehmen: Veraltete Seiten nicht umziehen. Was ein Jahr niemand geöffnet hat, braucht auch niemand.
- Struktur vorgeben: Ein paar feste Bereiche oder Projekte reichen. Je weniger jede Person selbst bauen muss, desto eher wird das Tool genutzt.
Mehr zum Unterschied zwischen Aufgaben und Terminen und warum beides getrennt gehört, steht im Artikel Aufgaben oder Termine.
Häufige Fragen
Was ist die beste kostenlose Notion-Alternative?
Gibt es eine Notion-Alternative aus Europa?
Kann ich meine Notion-Seiten mitnehmen?
Ist Lyria ein Ersatz für Notion?
Hinweis: Angaben zu anderen Anbietern laut deren Webseiten, Stand Oktober 2026, ohne Gewähr.
