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Eine gute To-do-Liste zeigt dir auf einen Blick, was heute wirklich wichtig ist, und nicht nur, was alles noch ansteht. Hier bekommst du drei kostenlose Vorlagen dafür: eine To-do-Liste als Excel-Datei, die überfällige Aufgaben rot markiert, dieselbe Liste als PDF zum Ausdrucken und einen Wochenplan für die ganze Woche. Dazu den Tagesplan mit den drei wichtigsten Aufgaben. Alles ohne Anmeldung.
To-do-Liste
- Priorität A, B, C und Fälligkeit
- Überfällige Aufgaben werden rot
- Erledigtes wird grau durchgestrichen
- Zähler für offen, erledigt, überfällig
Wochenplan
- 3 Wochenziele oben
- Aufgaben und Termine je Tag
- Stunden je Tag und Woche
Kostenlos, ohne Anmeldung. Die Excel-Datei funktioniert in Microsoft Excel und lässt sich auch in Google Tabellen oder LibreOffice öffnen.
Warum die meisten To-do-Listen nicht funktionieren
Das Problem ist selten die Liste selbst, sondern was darauf steht. Typische Fehler sind:
- Zu viel auf einmal: 30 Punkte für einen Tag schafft niemand. Am Abend bleibt das Gefühl, nichts erledigt zu haben.
- Unklare Aufgaben: „Website“ ist keine Aufgabe. „Texte für die Startseite an Anna schicken“ schon.
- Keine Reihenfolge: Wenn alles gleich wichtig aussieht, fängt man mit dem Einfachsten an, nicht mit dem Wichtigsten.
- Keine Frist: Aufgaben ohne Datum wandern von Woche zu Woche mit.
Die Vorlage ist so gebaut, dass sie dich zu diesen vier Dingen zwingt: eine Sache, die heute auf jeden Fall passiert, klar formulierte Aufgaben, Priorität und Fälligkeit.
So nutzt du die To-do-Liste
- Eine Sache für heute: Trag oben ein, was heute auf jeden Fall erledigt sein soll. Nur eine.
- Aufgaben mit Verb: Formuliere jede Aufgabe als nächsten konkreten Schritt, zum Beispiel „Angebot schicken“ statt „Angebot“.
- Priorität vergeben: A heißt, es muss diese Woche passieren. B ist wichtig, aber nicht dringend. C kann warten oder wegfallen. In der Excel-Datei werden A-Aufgaben blau markiert.
- Fälligkeit eintragen: Überfällige Aufgaben färben sich rot, solange sie nicht erledigt sind.
- Abhaken: Erledigt markieren oder den Status auf „Erledigt“ setzen. Die Zeile wird grau durchgestrichen, bleibt aber sichtbar. Das motiviert mehr als Löschen.
Tagesplan, Wochenplan oder To-do-Liste: was wofür?
| To-do-Liste | Wochenplan | Tagesplan | |
|---|---|---|---|
| Zeitraum | Laufend, bis alles erledigt ist | Eine Woche | Ein Tag |
| Gut für | Alles sammeln, nichts vergessen | Ziele und Termine verteilen | Fokus auf die drei wichtigsten Aufgaben |
| Zeiten | Nein | Stunden je Tag | Zeitprotokoll in halben Stunden |
| Format | Excel und PDF | PDF, A4 quer | PDF, A4 |
Bewährt hat sich die Kombination: Die To-do-Liste ist dein Sammelbecken. Am Montag holst du daraus die Wochenziele in den Wochenplan, und jeden Morgen wählst du drei Aufgaben für den Tagesplan.
Die Wochenplan-Vorlage
Der Wochenplan passt auf eine Seite A4 quer. Oben stehen drei Wochenziele, darunter für Montag bis Freitag je acht Aufgaben, Platz für Termine und die Stunden des Tages. Rechts hältst du am Ende der Woche fest, was erledigt ist und womit die nächste Woche startet. Wer für Kunden arbeitet, überträgt die Stunden danach in die Stundenzettel-Vorlage.
Ab wann eine To-do-Liste im Team nicht mehr reicht
Für dich allein funktioniert eine Liste auf Papier oder in Excel sehr gut. Im Team wird es schwieriger: Jeder hat seine eigene Liste, Aufgaben werden per Mail oder Chat verteilt, und wer gerade was macht, weiß nur, wer nachfragt. Spätestens wenn du regelmäßig fragst „Hast du das schon erledigt?“, lohnt sich eine gemeinsame Aufgabenverwaltung.
In Lyria hat jede Aufgabe eine Zuständigkeit, eine Frist und ein Projekt. Alle sehen dieselbe Liste, bekommen Erinnerungen am Handy, und Absprachen stehen direkt an der Aufgabe statt im Chat. Mehr dazu im Artikel Aufgaben oder Termine und auf der Seite zum Aufgabenmanagement.
