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Kostenlose Zeiterfassung gibt es viele, aber „kostenlos“ bedeutet bei fast jeder App etwas anderes: mal ist die Zahl der Personen begrenzt, mal fehlen Berichte oder abrechenbare Stundensätze, mal muss man die Software selbst betreiben. In diesem Vergleich steht, was die Gratis-Versionen bekannter Apps wirklich können, Stand Oktober 2026, und für wen sich welche Lösung eignet. Lyria ist unser eigenes Produkt, wir sagen deshalb auch offen, wo es nicht die günstigste Wahl ist.
Die Gratis-Versionen auf einen Blick
| Lösung | Kostenlos für | Grenzen der Gratis-Version | Bezahlt ab |
|---|---|---|---|
| Clockify | bis 5 Personen | Berichte für einen Monat, Export nur als PDF, keine abrechenbaren Sätze | 3,99 $ pro Person und Monat (jährlich) |
| Toggl | bis 3 Personen | Nur persönliche Berichte, keine abrechenbaren Sätze, keine Team-Auswertung | 9 $ pro Person und Monat (jährlich) |
| Jibble | unbegrenzt viele Personen | Grundfunktionen für Stempeluhr und Zeiterfassung, erweiterte Funktionen kostenpflichtig | bezahlte Tarife mit mehr Funktionen, Preise beim Anbieter |
| Kimai | unbegrenzt, selbst betrieben | Eigener Server nötig, Einrichtung und Updates selbst | Cloud ab 2,99 € pro Person und Monat (jährlich) |
| Excel-Vorlage | unbegrenzt | Erfassung von Hand, keine App, Zusammenführen im Team aufwendig | kostenlos |
| Lyria | Aufgaben und Projekte gratis | Zeiterfassung ist nicht in der Gratis-Version enthalten | Business 10 € pro Person und Monat |
Preise laut Anbieterseiten, Stand Oktober 2026, ohne Gewähr. Dollarpreise zuzüglich Umsatzsteuer. Prüfe vor der Entscheidung die aktuellen Bedingungen.
Clockify
Clockify ist eine der bekanntesten kostenlosen Zeiterfassungen. Seit 2026 ist die Gratis-Version auf fünf Personen begrenzt. Enthalten sind Timer, Stundenzettel, Kalender, Apps für Handy und Desktop sowie Berichte, allerdings nur für einen Zeitraum von einem Monat und mit Export als PDF. Abrechenbare Stundensätze gibt es erst in den bezahlten Tarifen.
Passt zu: kleinen Teams bis fünf Personen, die vor allem wissen wollen, wo die Zeit hingeht.
Toggl
Toggl ist für seinen einfachen Timer bekannt. Die Gratis-Version ist laut Anbieter für bis zu drei Personen gedacht und enthält Timer, Kalenderanbindung und persönliche Berichte. Abrechenbare Sätze, Team-Berichte und Tags gibt es erst im Tarif Starter.
Passt zu: Einzelpersonen und sehr kleinen Teams, die vor allem schnell starten wollen.
Jibble
Jibble wirbt mit einer Gratis-Version ohne Begrenzung der Personenzahl. Der Schwerpunkt liegt auf Ein- und Ausstempeln, also auf der Arbeitszeit, weniger auf Projekten und Kunden. Für Teams, die vor allem Beginn und Ende der Arbeitszeit festhalten wollen, kann das reichen.
Passt zu: Betrieben, die vor allem die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen wollen, siehe auch Arbeitszeiterfassung Pflicht.
Kimai
Kimai ist Open Source. Wer einen eigenen Server betreibt, kann es ohne Lizenzkosten und ohne Begrenzung der Personenzahl nutzen. Dafür sind Einrichtung, Backups und Updates eigene Aufgabe. Alternativ gibt es eine Cloud-Version, die laut Anbieter in Deutschland gehostet wird, mit 30 Tagen Testzeit und danach ab 2,99 Euro pro Person und Monat.
Passt zu: Teams mit technischem Know-how, die ihre Daten selbst halten wollen.
Excel-Vorlage
Die einfachste kostenlose Lösung ist eine gute Vorlage. Unsere Stundenzettel-Vorlage rechnet Dauer, Summen und Betrag selbst aus und zeigt die Stunden je Projekt. Für eine Person mit wenigen Projekten reicht das völlig. Im Team wird es mühsam, weil jede Person ihre eigene Datei führt und am Monatsende alles zusammengetragen werden muss.
Passt zu: Freelancern und allen, die erst einmal sehen wollen, wie viel Zeit wofür draufgeht.
Lyria
Lyria ist kein reines Zeiterfassungstool, sondern ein Arbeitsplatz für kleine Teams mit Aufgaben, Projekten, Kalender, Team-Chat und Kundenverwaltung. Die Zeiterfassung hängt direkt an der Aufgabe: Du startest den Timer dort, wo du arbeitest, auch am Handy, und siehst die Stunden je Projekt und Kunde. Die Zeiten gehen per Klick an Lexware Office oder bexio. Die Daten liegen in Europa.
Ehrlich gesagt: Wer nur eine kostenlose Stoppuhr sucht, ist mit Clockify oder Toggl günstiger unterwegs. Die Zeiterfassung gehört bei Lyria zum Tarif Business für 10 Euro pro Person und Monat. Sinnvoll ist Lyria, wenn ihr Aufgaben, Absprachen und Zeiten ohnehin an einem Ort haben wollt, statt drei Tools zu verbinden.
Passt zu: Agenturen, Dienstleistern und kleinen Teams, die Projektarbeit und Abrechnung zusammenbringen wollen.
Worauf du bei einer kostenlosen Zeiterfassung achten solltest
- Personenzahl: Viele Gratis-Versionen enden bei drei oder fünf Personen. Plane ein, dass das Team wächst.
- Abrechenbare Stunden: Wer an Kunden abrechnet, braucht Stundensätze und die Trennung von abrechenbar und intern. Das fehlt in den meisten Gratis-Versionen.
- Berichte und Export: Prüfe, ob du die Zeiten für Rechnung oder Lohnbuchhaltung exportieren kannst und für welchen Zeitraum.
- Serverstandort und Datenschutz: Für Firmen in der EU zählt, wo die Daten liegen und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung angeboten wird.
- Handy-App: Zeiten werden vor allem dann vollständig erfasst, wenn es unterwegs schnell geht.
- Anbindung an die Buchhaltung: Jeder Export, der von Hand übertragen wird, kostet Zeit und produziert Fehler.
Häufige Fragen
Welche Zeiterfassung App ist wirklich kostenlos?
Welche kostenlose Zeiterfassung eignet sich für Freelancer?
Ist eine kostenlose App DSGVO-konform?
Hat Lyria eine kostenlose Zeiterfassung?
Hinweis: Angaben zu anderen Anbietern laut deren Webseiten, Stand Oktober 2026, ohne Gewähr.
