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Ein Projektplan beantwortet drei Fragen: Was muss passieren, wer macht es und bis wann. Diese kostenlose Vorlage macht genau das, ohne Projektmanagement-Studium. Du trägst Aufgaben mit Start und Ende ein, die Excel-Datei zeichnet den Zeitplan selbst, markiert Verzug rot und zeigt die aktuelle Woche. Dazu gibt es einen Statusbericht für die Woche und eine PDF-Fassung zum Ausdrucken.
Projektplan mit Zeitbalken
- Zeitplan über 16 Wochen, automatisch
- Meilensteine, Verzug und aktuelle Woche farbig
- Fortschritt in Prozent und Arbeitstage
- Blatt für den wöchentlichen Statusbericht
Projektplan zum Ausdrucken
- A4 quer, 20 Zeilen, 12 Wochen
- Gut für Kick-off und Whiteboard
Kostenlos, ohne Anmeldung. Die Excel-Datei funktioniert in Microsoft Excel und lässt sich auch in Google Tabellen oder LibreOffice öffnen.
Was gehört in einen Projektplan?
Für kleine und mittlere Projekte reichen diese Bausteine. Alles Weitere ist meistens Aufwand ohne Nutzen.
- Ziel und Abschluss: Was ist am Ende fertig, und woran erkennt man das?
- Phasen: Drei bis fünf grobe Abschnitte, zum Beispiel Start, Konzept, Umsetzung, Abschluss.
- Aufgaben: Pro Phase die konkreten Arbeitspakete, jeweils mit einer verantwortlichen Person.
- Start und Ende: Daraus entsteht der Zeitplan. Abhängigkeiten zeigst du, indem eine Aufgabe erst nach der vorigen beginnt.
- Meilensteine: Punkte, an denen etwas abgenommen oder entschieden wird, etwa „Konzept abgenommen“ oder „Livegang“.
- Status: Geplant, läuft, Verzug oder erledigt. Einmal pro Woche aktualisiert.
So füllst du die Vorlage aus
- Oben Projektname, Projektleitung und den Projektstart eintragen, am besten einen Montag. Die Wochen im Zeitplan richten sich danach.
- Pro Zeile eine Aufgabe oder einen Meilenstein mit Phase, verantwortlicher Person, Start und Ende eintragen.
- Der Zeitbalken erscheint automatisch. Ein Meilenstein ist eine Zeile mit gleichem Start und Ende, er wird lila.
- Status auswählen. Verzug färbt den Balken rot, Erledigt grün. Die aktuelle Woche ist gelb hinterlegt.
- Einmal pro Woche den Fortschritt anpassen und das Blatt „Statusbericht“ ausfüllen.
Beispiel: Projektplan für einen Website-Relaunch
In der Vorlage ist ein Beispiel bereits eingetragen. Es zeigt, wie fein ein Plan sein sollte: grob genug, um ihn in fünf Minuten pro Woche aktuell zu halten, und genau genug, damit jede Person weiß, was sie bis wann liefern muss.
| Phase | Aufgabe | Wer | Dauer |
|---|---|---|---|
| Start | Kick-off und Ziele, Inhalte sammeln | Projektleitung, Team | 2 Wochen |
| Konzept | Wireframes, Meilenstein: Konzept abgenommen | Team, Kunde | 2 Wochen |
| Umsetzung | Design und Texte, technische Umsetzung | Team | 5 Wochen |
| Abschluss | Test und Korrekturen, Meilenstein: Livegang | Projektleitung | 2 Wochen |
Der wöchentliche Statusbericht
Ein Plan ist nur so gut wie sein letzter Stand. Das zweite Blatt der Vorlage ist ein Statusbericht, der in zehn Minuten ausgefüllt ist: Gesamtstatus als Ampel, was diese Woche erledigt wurde, was nächste Woche ansteht, welche Risiken es gibt und wer etwas entscheiden muss. Offene Aufgaben und Aufgaben im Verzug zählt die Vorlage selbst. Schick den Bericht jeden Freitag an Team oder Kunde, dann gibt es zwischendurch kaum Rückfragen.
Excel oder Projektmanagement-Tool?
Für ein Projekt mit wenigen Beteiligten ist die Excel-Vorlage völlig ausreichend. Schwierig wird es, wenn mehrere Leute den Plan pflegen, Aufgaben per Mail verteilt werden und Absprachen im Chat landen. Dann gibt es schnell drei Versionen der Datei, und keiner weiß, welche stimmt.
Ein Projektmanagement-Tool hält Aufgaben, Zuständigkeiten, Absprachen und Zeiten direkt am Projekt zusammen, und alle sehen immer denselben Stand. Wie das für kleine Teams ohne großen Aufwand funktioniert, steht im Leitfaden Projektmanagement für kleine Teams. In Lyria legst du Projekte mit Aufgaben, Fristen und Verantwortlichen an, erfasst Zeiten am Projekt und siehst den Fortschritt, ohne eine Tabelle zu pflegen.
